Upaya pencegahan menjadi bagian penting dalam implementasi sistem manajemen anti penyuapan (SMAP). PT Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) sebagai salah satu perusahaan yang menerapkan SMAP melakukan berbagai upaya dalam pencegahan suap. Salah satunya adalah melalui Whistle Blowing System (WBS).
WBS mendorong adanya partisipasi dari setiap elemen di KFTD untuk melaporkan setiap tindakan penyimpangan yang diketahui. Lalu, apakah upaya ini efektif dalam mendorong terjadinya pencegahan kasus penyuapan di KFTD?
Berkaitan dengan penerapan WBS di KFTD, ada 5 faktor penting yang mempunyai pengaruh besar dalam upaya pencegahan penyuapan, yakni:
1. Tingkat Awareness
Tingkat kesadaran atau awareness menjadi aspek pertama yang penting dalam implementasi WBS. Oleh karena itu, KFTD berupaya untuk memastikan bahwa setiap elemen di dalam perseroan memahami adanya kebijakan terkait whistleblowing ini. Untuk meningkatkan kesadaran para karyawan terkait adanya sistem ini, KFTD melakukan sosialisasi secara rutin dan pemberitahuan melalui berbagai kanal pengumuman.
2. Keamanan
KFTD memperhatikan aspek keamanan dalam pelaksanaan WBS, terutama berkaitan dengan keamanan data terkait setiap laporan yang masuk. Berkenaan dengan aspek keamanan, KFTD menerapkan kebijakan bagi pelapor untuk mengirimkan laporan secara anonim.
3. Kemudahan Akses Pelaporan
Upaya pencegahan kasus korupsi dan penyuapan oleh KFTD melalui WBS juga dapat berjalan efektif karena kemudahan dalam penyampaian laporan. Pelapor bisa melaporkan adanya penyimpangan lewat berbagai kanal, termasuk di antaranya adalah WhatsApp, Email, serta laporan tertulis.
4. Investigasi yang Mendalam
Efektivitas penerapan WBS di KFTD juga disertai dengan adanya upaya investigasi yang mendalam dan berlapis. Hal ini sangat penting, untuk memastikan bahwa pelanggaran yang dilaporkan benar-benar terjadi. Bukan sekadar upaya untuk menjelekkan nama baik orang lain.
5. Independen
Aspek terakhir yang menjadi kunci efektivitas sistem WBS dalam mencegah kasus penyuapan adalah independensi. Setiap tim yang terlibat dalam WBS bersikap independen dan tidak memihak. Apalagi, pelaksanaan pemeriksaan berlangsung dengan melibatkan berbagai pihak, termasuk di antaranya adalah komite etik serta tim investigasi.
Dengan memperhatikan berbagai aspek tersebut, WBS saat ini menjadi perangkat penting untuk melakukan pencegahan terjadinya praktik penyuapan di tubuh KFTD. Dengan begitu, KFTD bisa menjaga mutu pelayanan sebagai distributor produk farmasi dan produk kesehatan di Indonesia.